Согласование платежей

Процесс согласования платежей помогает сохранять прозрачность и контроль: каждая заявка на расход будет проходить все необходимые этапы согласования, прежде чем попадет бухгалтеру для исполнения.

Чтобы в полной мере начать пользоваться функционалом, необходимо создать цепочку согласования. Самая простая цепочка состоит из инициатора, согласующего и бухгалтера (ответственного за платежи), но вы можете создавать цепочки из произвольного количества участников.

Например, если вы хотите, чтобы все платежи отдела маркетинга проходили через согласование, то в Adesk можно настроить цепочку согласования. Сначала заявку на платеж согласует руководитель отдела маркетинга, потом генеральный директор, а затем бухгалтер может её провести.

Здесь подробно описано, как приглашать пользователей в аккаунт, а здесь можно ознакомиться с настройками прав доступа.

После того, как пользователи приглашены и права доступа настроены, перейдем к созданию цепочки согласования.

Перейдите в раздел Настройки и выберите пункт Цепочки
Нажмите кнопку «Добавить цепочку»

Укажите название цепочки, которое будет отражать характерные признаки проходящих по ней платежей (например, «Расходы на маркетинг» или «Покупка оборудования в офис»). Если инициатор участвует в нескольких цепочках, ему будет легче выбрать нужную.

Далее составьте маршрут согласования платежа:

  1. Выберите инициатора (предлагает платежи для согласования), их может быть несколько.
  2. Выберите согласующего (согласует или отклоняет заявку); если нужно, добавьте других согласующих по цепочке.
  3. Выберите бухгалтера (проводит оплату после согласования платежа).
  4. Опционально выберите необходимость подтверждать получение закрывающих документов и ответственного за их получение.

Теперь инициатор может создать из своего аккаунта заявку на согласование.
Для этого перейдите в Согласование платежей
Кликните «Новая заявка»

Укажите, сколько средств, когда и на что они будут потрачены, кому они будут переведены и другие детали, которые помогут согласующему принять решение, а бухгалтеру провести платеж.

Также в заявке вы можете сразу добавить статью, проект и контрагента, у которого планируется покупка, указать, не позднее какой даты нужно совершить оплату, прикрепить документы.

После заполнения заявки выберите «Отправить на согласование»

Вы увидите заявку в списке со статусом «На согласовании»

У согласующего данная заявка отобразится со статусом «Нужно согласовать».

Перейдите в заявку и выберите действие с ней: «Передать на оплату» или «Отклонить». Если нажать «Отклонить», у инициатора изменится статус в личном кабинете.

Если выберите «Передать на оплату», появится форма, где можно оставить комментарий для бухгалтера и запланировать операцию в платежном календаре.

Если вы согласовываете на промежуточном этапе, можете передать свой комментарий.

Перед непосредственной передачей заявки ответственному можно так же оставить комментарий.

Заявка перешла в статус «Передана на оплату», платеж запланирован в календаре

Так выглядит созданная в календаре плановая операция

Остается провести оплату в аккаунте у бухгалтера или ответственного за проведение оплаты.

Заявка переходит в статус «Исполнено» или «Ожидает документов» в зависимости от того, была ли в цепочке задача «Получить закрывающие документы»

Когда все задачи по заявке пройдены, заявка принимает статус «Исполнено»

Все активные заявки вы можете увидеть в фильтре Активные, а
исполненные и текущие в статусе Все. 


Как вернуть заявку в состояние несогласованной

Иногда бывает такое, что вы согласовали заявку по ошибке, или вдруг появилась необходимость не согласовывать. 

Отменить заявку может только тот, на чьем этапе согласования она находится. Удалить — тот, кто создал её или тот на чьем этапе она находится.

Ситуация первая: eсли заявка еще не передана в оплату

1. Для этого, тому, на чьём этапе согласования находится заявка, достаточно нажать кнопку «Отклонить».

2. После этого введите комментарий о причинах удаления. Постарайтесь сделать комментарий таким, чтобы из него была понятна причина отклонения, или чтобы сотрудник мог предоставить больше информации. 


Ситуация вторая: когда заявка уже имеет статус «Передана в оплату»

Если заявка была передана в оплату, это значит, что все этапы уже пройдены и согласование было получено.

В таком случае заявку можно только удалить и начать цикл согласования заново.


Telegram-бот для согласования платежей

Для удобства использования функционала с телефона вы можете использовать Telegram-бот. 
Отсканируйте QR код с помощью камеры или перейдите по ссылке https://t.me/AdeskPayAppBot



Так выглядит начальный экран работы с ботом. Нажмите кнопку «Старт», чтобы начать работу.



Следующим этапом бот предложит отключить уведомления о согласовании платежей на электронную почту. Вы можете выбрать, нужно ли отключить такие уведомления - в этом случае информировать о необходимости согласовать заявку будет только бот.


Бот будет присылать уведомления обо всех заявках, которые были направлены конкретному пользователю, пользователь сможет их отклонять или согласовывать прямо с телефона.


👆 На этом пока всё