При создании проекта есть возможность выбрать тип проекта: обычный проект или сделка. В чем же состоят основные отличия проекта и сделки? И на что стоит ориентироваться при выборе типа?

Вкратце, проект — это группа финансовых операций, связанных с определенным заказом или направлением деятельности, целью которых является оценка прибыльности.

Сделка — это вид проекта, в рамках которого отгружаются товары или услуги, с признанием выручки и прибыли на основе отгруженных товаров или оказанных услуг (выполненных обязательств), а не поступлениям денег.

Выбрать, какой тип присвоить, предлагают на этапе создания проекта.

Основные отличия

Кратко описали на схеме, под какие процессы и задачи могут подойти сделки или проекты, чтобы вам было проще выбрать:

В способе признания доходов и расходов: 

В проектах доходы и расходы признаются через денежные операции и дату начислении.

В сделках — на основании выполнения обязательств (отгрузок или оказания услуг).

По типу расхода

В проектах расходы создаются из операции денежных средств с назначенной датой начисления.

В сделках расходы признаются на основании выполнения обязательств — отгрузок, или оказания услуг, или же создаются, как и в проектах, на основании денежных операций.

По признанию обязательств:

В проектах не обязательно операции учитывать в обязательствах. Вы можете не указывать дату начисления.

В сделках операции всегда участвуют в пересчёте обязательств.

По учету материальных расходов

В проектах возможно привязать операцию покупки сырья или материалов у поставщика по методу начисления. Если купили партию из 100 штук — то придётся привязывать к проекту целиком, или дробить и относить на проект только какую-то часть от общей суммы закупки.

В сделках есть возможность списать каждую конкретную единицу по себестоимости, т.е., даже если вы когда-то купили 100 единиц товара на склад, то можете списать 2 единицы, и в расход пойдёт себестоимость двух единиц. С информацией об учете материальных расходов в сделках вы можете ознакомиться в отдельной статье.  

Сравнение проектов и сделок

Когда мне подойдут сделки?

Сделки подойдут вам, если:

1. У вас есть материальные расходы — вы отгружаете товары или используете материалы при оказании услуги.
2. Вы оказываете комплексную услугу состоящую из нескольких частей, и вам нужно видеть детализацию в разрезе каждой оказанной услуги.

🔎 Пример сделки:

Вы занимаетесь монтажом сетевого оборудования — ставите роутеры и настраиваете wi-fi в офисах.

В рамках сделки (заказа) вы выезжаете на объект и проводите там работы по прокладке кабеля и настройке роутеров. Кабель вы не продаёте, потому что где-то могут лишний метр отрезать, где-то попадется брак, поэтому вы учитываете его себестоимость уже в цене, которую выставляете за услугу.

В результате доход по этой сделке формируется следующим образом:

1. Вы зарабатываете на том, что продаёте роутеры клиенту.
2. Вы зарабатываете на том, что оказываете услуги настройки сетей.
3. Вы зарабатываете на том, что прокладываете кабель в офисе. 

А расходная часть по сделке формируется из следующего:

1. Зарплата за выезд техническому специалисту (по сдельной схеме).
2. Оборудование, которое вы поставили клиенту.
3. Кабель, который израсходовали, пока поставляли оборудование.

Как это отразить в Adesk?

Отразим доход от продажи роутеров. Для этого отразим отгрузку роутеров — откройте сделку и перейдите на вкладку «Отгрузки»:

Откроется окно создания обязательства:

Если вы отгружаете что-либо контрагенту:

1. Выберите кнопку «Мы отгрузили».
2. Выберите контрагента.
3. Выберите юр. лицо, с которого хотите произвести реализацию.
4. Выберите дату реализации (обычно это дата, в которую подписали акт или накладную).
5. Привяжите новый товар, укажите цену продажи и количество. 
6. Нажмите кнопку «Добавить».

⚠️ Важно:

Чтобы отгрузить товар, он должен быть заприходован на склад. Система не даст вам создать отгрузку, если товара нет на складе.

💡 Инструкция: Как закупить товар на склад.

Отлично! У нас сформировалась первая часть выручки и подтянулась себестоимость отгруженных роутеров.

Обратите внимание, что в этом случае сформировалась задолженность контрагентов. Здесь нет ошибки, клиент еще не оплачивал (отгрузили в пост-оплату).

Теперь нам нужно отразить оказание услуги по монтажу. Эту услугу продали отдельно за 12 000₽, во вкладке «Отгрузки» отгружаем услугу

Обратите внимание, что в этом случае признается только выручка, поскольку услуга не материальна и не имеет себестоимости. Именно на эту величину скорректировалась и задолженность клиента.

Осталось внести в расходы кабель, который потратили на объект. Для этого нужно перейти в раздел «Товары и услуги»

Обратите внимание — поскольку мы ранее провели отгрузку в разделе «Отгрузки», тут уже есть товар, который мы продали клиенту. 

В связи с этим в разделе «Товары и услуги» можно увидеть все, что мы потратили на конкретную сделку со склада компании.

Чтобы списать кабель, который мы потратили, нужно списать в себестоимость товар и выбрать:

1. Юридическое лицо
2. Дату списания
3. Сам товар, который хотим списать
4. Нажать кнопку «Списать»

При этом у нас появится операция списания:

Она пересчитает себестоимость сделки, и в ОПиУ появится соответствующая детализация.

Остаётся провести только расход по оплате труда монтажника. 

Расходы в сделку заносятся на вкладку «Деньги».

Для примера занесём плановую оплату монтажнику (в конец февраля):

1. Перейдите на вкладку «Деньги».
2. Создайте операцию расхода, нажав на кнопку «Расход».
3. Введите сумму расхода.
4. Выберите дату платежа (если будете оплачивать позже, укажите плановую дату).
5. Выберите статью.
6. Выберите контрагента.
7. При необходимости укажите дату начисления, чтобы точно показать, к какому периоду относится расход.
8. Нажмите кнопку «Добавить».

Теперь все данные по сделке корректно отражаются в ОПиУ:

После внесения всех данных по сделке в отчете о прибылях и убытках можно увидеть полную детализацию по ней:

1. Видна структура выручки внутри сделки — что конкретно продали клиенту, какие позиции сформировали выручку.
2. Из чего сложилась структура расходов сделки — сколько потратили товара и материалов.
3. Видно, какие услуги были оказаны, чтобы сделка состоялась.

Также в сделке можно указать стороны по умолчанию:

В шапке будут отражены основные настройки:

Когда мне подойдут проекты?

Проекты подойдут вам, если:

• Вы оказываете услуги долгого цикла — разработка сайтов, подготовка дизайна, стройка, консалтинговые или рекламные услуги;
• У вас нет большого числа номенклатуры, в разрезе которой вам требуется учет.

🔎 Пример проекта:

Студия занимается разработкой сайтов: платежи происходят в несколько этапов, выручка признаётся в конце. 

Расходы признаются по мере производства проекта — из них оплаты внештатным дизайнерам, премии за проект менеджерам, покупка лицензии на CMS.

Как отразить выручку в проекте?

Для того, чтобы отразить выручку, достаточно занести денежную операцию и назначить дату начисления. 

Например, клиент вносит в феврале аванс на 250 000₽ , а работу примет в мае. В мае мы должны будем признать выручку. 

Для этого нужно сделать следующее:

1. Откройте проект и  перейдите на вкладку «Деньги».
2. Нажмите кнопку «Приход» — откроется окно редактирования операции.
3. Введите сумму аванса (в нашем примере 250 000₽)
4. Выберите, на какой расчетный счет пришла оплата.
5. Укажите дату, в которую пришла оплата. 
6. Выберите статью, по которой учесть выручку.
7. Выберите контрагента.
8. Опционально введите описание операции и тег. 
9. Поставьте галочку «Начислить на другую дату».
10. Выберите дату начисления (в нашем примере 31.05)

Итак, операция у нас зафиксировалась и пересчитала задолженность перед контрагентами, т.к. это был аванс, который станет выручкой в мае.

В мае система погасит это обязательство в дату начисления (когда вы сдадите работу).

При этом в отчете о прибылях и убытках выручка будет отражена в дату начисления.

Как отразить расход в проекте?

Давайте заведём операцию расхода на внештатного дизайнера 30 000₽. Дизайнер работает по предоплате, которую мы выдаем ему в виде аванса в марте на 15 000₽ и в апреле на такую же сумму в виде окончательного расчёта по факту получения готовой работы от него. 

Так будет выглядеть операция внесения аванса:

Обратите внимание, что физически платеж прошел 13.03, а начисление будет 30.04, когда дизайнер сдаст работу. Именно в момент, когда дизайнер сдаст нам работу, у нас отразится расход в отчете о прибылях и убытках, поскольку в эту дату мы не сможем уже требовать деньги назад, а дизайнер сможет требовать с нас окончательную оплату за оказанные услуги. 

В результате в карточке проекта операции будут выглядеть вот так:

В отчете о прибылях и убытках они будут отображены следующим образом:

Доходы и расходы будут учтены в те даты, которые указаны в операциях в качестве даты начисления.

В отчете о прибылях и убытка есть детализация:

• В разрезе проектов.
• По статьям, к которым привязаны операции.

При создании операции расхода в Adesk вы можете привязать её не только к определённому проекту, но и к направлению деятельности компании. Это позволяет более точно учитывать общие затраты, которые не связаны с конкретными проектами, но относятся к определённому направлению бизнеса.

Если расход привязан только к направлению, он будет отражён в ОПиУ как прямой постоянный расход по данному направлению: 

Еще полезные материалы

• Автоматизация: автоматическое распределение операций по статьям и проектам и датам начисления;
• Проекты и как с ними работать;
• Отчёт о прибылях и убытках;
• Дата начисления операций — что это и как с этим работать.