Статья — это что-то вроде категории, к которой можно отнести операцию. Они помогают четко и ясно понять, что это за операция, например, за что мы или нам заплатили.

Когда у бизнеса все операции разнесены по статьям, предприниматель четко понимает, на что тратит деньги его компания. Типичные примеры статей операций: аренда офиса, закупка сырья, покупка офисной техники, зарплата, налоги и т.д.

Чтобы создать статью, перейдите в Настройки → Статьи операций:

Перед вами откроется экран управления статьями операций. Вы увидите две таблицы: статьи расходов и статьи доходов. Чтобы добавить новую статью, нажмите Добавить статью в нужной колонке в зависимости от того, какую статью вы хотите добавить — доходов или расходов.

Откроется экран добавления статей. Он отличается и пункты на экране добавления расходов отличаются от пунктов на экране добавления доходов.

Добавление статьи расходов

Для каждой статьи есть поле «Комментарий» — в нем можно оставить небольшую шпаргалку о том, что входит в статью. Например, для статьи «Содержание офиса» можно сделать пометку, что сюда входит канцелярия, заказ воды, печенье и кофе на кухню, но не входят уборка и телефония.

Остановимся подробнее на свойствах статьи. Присвойте статье название, а так же определите, приходной или расходной является эта статья.

Рассмотрим типы расходных статей:

• Тип На основную деятельность является операционным расходом, который будет влиять на операционную выручку и операционную рентабельность. Именно по статьям с этим типом будет строиться отчет О прибылях и убытках (соответствует типу доходов От основной деятельности).
  
  

• Тип На закупку товара — это статьи, движения по которым затрагивают изменение товарных запасов на складе, и не идут в расчет прибылей и убытков. Например, когда вы закупили 200 коробок для упаковки продукции на склад за 6000₽ — это значит, что вы обменяли 6000₽ на 200 упаковок стоимостью 6000₽. А расходом они стану только тогда, когда уйдут с вашего склада клиенту.
  
  

• Тип На основные средства и капитальные вложения —  покупка оборудования, имущества, улучшения инфраструктуры (ремонт офиса, цеха и т.д.). Статьи такого типа будут отображаться только в отчете ДДС (соответствует типу приходной статьи От продажи основных средств).
  
  

• Тип На выплату тела кредита, займа или возвратного депозита используется при возврате кредитов в банк или возврате беспроцентного займа вашим партнерам. Получение кредитов и займов фиксируется по типу приходных статей Получение кредита, займа или возвратного депозита.
  
  

• Тип Вывод прибыли или дивидендов используется для обозначения дивидендов и прочего вывода денег из бизнеса. Если вы совершаете какую-либо личную покупку по расчетному счету или используя деньги бизнеса, эту покупку также можно отнести к статье с данным типом. Соответствует типу доходов Ввод денег в бизнес.  Статьи такого типа фигурируют в отчете о прибылях и убытках отдельной строкой и не влияют на операционную прибыль и операционную рентабельность.

Добавление статьи доходов

У доходных статей так же есть свои типы, но интерпретируются они иначе:

Рассмотрим типы доходных статей:

• От основной деятельности × [Операционная]
  Доходы от основной деятельности — сюда входя оплаты от клиентов, возвраты от поставщиков, и другие поступления денег от контрагентов, связанные с повседневной деятельностью компании. Такие операции будут учтены в отчете о прибылях и убытках.
   
• От продажи основных средств × [Инвестиционная]
  Движения по инвестиционной деятельности связанны с продажей активов — имущества, станков, недвижимости — не учитываются в отчете о прибылях и убытках, но учитываются в отчете о движении денег и приводят к изменению показателей балансового отчёта.
   
• Получение кредита, займа или возвратного депозита × [Финансовая]
  Получение кредита не является выручкой, поэтому требует отражения в отдельном виде деятельности. Так, поступление кредитных денег не будет учтено в отчете о прибылях и убытках, но корректно пересчитает баланс.
  
  
• Ввод денег в бизнес × [Финансовая]
  Ввод денег в бизнес — операция, которая не имеет ничего общего с выручкой и доходами. Чаще всего эта статья используется, когда собственник приносит личные деньги в бизнес. Такие движения не учитываются в отчете о прибылях и убытках, но учитываются в расчете собственного капитала на балансе.

Как убрать лишнюю статью?

Наверняка вы не раз сталкивались с ситуацией, когда определенные статьи со временем теряют актуальность. Видеть их в общем списке не хочется, а общая аналитика в отчетах нужна. Чтобы они вам не мешали, просто отправьте их в архив.

Отправка статьи в архив, уберет её из справочника и выпадающих списков, при этом операции, отнесенные на эту статью, продолжат корректно отражаться в отчетах.

Как удалить статью?

Статьи можно удалять, но у этого больше последствий, нежели у переноса статьи в архив.

При удалении статьи произойдёт следующее:

• Статья будет отвязана от операций.
• Из бюджетов исчезнут строки по этой статье.
• Будут удалены правила автоматизации с этой статьей.
• Статья перестанет назначаться операциям комиссии и возврата по эквайрингу.

Если вы не хотите утратить эту информацию, уберите статью в архив: она перестанет отображаться в списках, но это не повлияет на уже внесенные данные.

Как переименовать статью?

Вы можете переименовать любые статьи созданные вручную или же переименовать системные:

Обратите внимание, что системные статьи нельзя удалить, но можно изменить их название. 

Как добавить описание статьи?

Помимо добавления и изменения названия, вы можете добавить описание статьи — для того чтобы бухгалтер или ваши сотрудники, могли понять, что относить к таким операциям:

Что такое группы статей? 

Группировка статей по категориям и подкатегориям может дать больше гибкости в управлении и анализе расходов или доходов компании. Группы в списке статей отмечаются значком «папки»

Например, при создании группы статей Зарплата сотрудникам, внутри нее вы можете сделать подгруппы по отделам — Зарплата отделу продаж, Зарплата отделу поддержки, Зарплата администрации и т.д., что позволит удобней анализировать и контролировать динамику зарплаты как в целом, так и в разрезе разных отделов:

При создании статьи или подгруппы вы можете сразу добавить ее в нужную группу, либо перетащить мышкой в группу за левый край:

При формировании отчетов вы сможете увидеть, что каждая группа или подгруппа отображаются отдельно:

Такая вложенность позволяет при анализе разбираться в деталях происходящего в компании двигаясь от общего к частному. Или при необходимости скрыть излишнюю детализацию.