Статья — это что-то вроде категории, к которой можно отнести операцию. Они помогают четко и ясно понять, что это за операция, например, за что мы или нам заплатили.

Когда у бизнеса все операции разнесены по статьям, предприниматель четко понимает, на что тратит деньги его компания. Типичные примеры статей операций: аренда офиса, закупка сырья, покупка офисной техники, зарплата, налоги и т.д.

Чтобы создать статью, перейдите в Настройки → Статьи операций:

Перед вами откроется экран управления статьями операций. Вы увидите две таблицы: статьи расходов и статьи доходов. Чтобы добавить новую статью, нажмите «Добавить статью» в нужной колонке в зависимости от того, какую статью вы хотите добавить — доходов или расходов.

Откроется экран добавления статей. Он отличается и пункты на экране добавления расходов отличаются от пунктов на экране добавления доходов.

Добавление статьи расходов

Для каждой статьи есть поле «Комментарий» — в нем можно оставить небольшую шпаргалку о том, что входит в статью. Например, для статьи «Содержание офиса» можно сделать пометку, что сюда входит канцелярия, заказ воды, печенье и кофе на кухню, но не входят уборка и телефония.

Остановимся подробнее на свойствах статьи. Присвойте статье название, а так же определите, приходной или расходной является эта статья.

Рассмотрим типы расходных статей.

• Тип «На основную деятельность» является операционным расходом, который будет влиять на операционную выручку и операционную рентабельность. Именно по статьям с этим типом будет строиться отчет «О прибылях и убытках». (Соответствует типу доходов «От основной деятельности»)
  
  

• Тип «На закупку товара» — это статьи, движения по которым затрагивают изменение товарных запасов на складе, и не идут в расчет прибылей и убытков. Например, когда вы закупили 200 коробок для упаковки продукции на склад за 6000₽ — это значит, что вы обменяли 6000₽ на 200 упаковок стоимостью 6000₽. А расходом они стану только тогда, когда уйдут с вашего склада клиенту.
  
  

• Тип «На основные средства и капитальные вложения» —  покупка оборудования, имущества, улучшения инфраструктуры (ремонт офиса, цеха и т.д.). Статьи такого типа будут отображаться только в отчете ДДС.
  (Соответствует типу приходной статьи «От продажи основных средств»)
  
  

• Тип «На выплату тела кредита, займа или возвратного депозита» используется при возврате кредитов в банк или возврате беспроцентного займа вашим партнерам. Получение кредитов и займов фиксируется по типу приходных статей «Получение кредита, займа или возвратного депозита».
  
  

• Тип «Вывод прибыли или дивидендов» используется для обозначения дивидендов и прочего вывода денег из бизнеса. Если вы совершаете какую-либо личную покупку по расчетному счету или используя деньги бизнеса, эту покупку также можно отнести к статье с данным типом. Соответствует типу доходов «Ввод денег в бизнес».  Статьи такого типа фигурируют в отчете о прибылях и убытках отдельной строкой и не влияют на операционную прибыль и операционную рентабельность.

Добавление статьи доходов

У доходных статей так же есть свои типы, но интерпретируются они иначе.

Рассмотрим типы доходных статей.

• От основной деятельности × [Операционная]
  Доходы от основной деятельности — сюда входя оплаты от клиентов, возвраты от поставщиков, и другие поступления денег от контрагентов, связанные с повседневной деятельностью компании. Такие операции будут учтены в отчете о прибылях и убытках.
   
• От продажи основных средств × [Инвестиционная]
  Движения по инвестиционной деятельности связанны с продажей активов — имущества, станков, недвижимости — не учитываются в отчете о прибылях и убытках, но учитываются в отчете о движении денег и приводят к изменению показателей балансового отчёта.
   
• Получение кредита, займа или возвратного депозита × [Финансовая]
  Получение кредита не является выручкой, поэтому требует отражения в отдельном виде деятельности. Так, поступление кредитных денег не будет учтено в отчете о прибылях и убытках, но корректно пересчитает баланс.
  
  
• Ввод денег в бизнес × [Финансовая]
  Ввод денег в бизнес — операция, которая не имеет ничего общего с выручкой и доходами. Чаще всего эта статья используется, когда собственник приносит личные деньги в бизнес. Такие движения не учитываются в отчете о прибылях и убытках, но учитываются в расчете собственного капитала на балансе.

Как убрать лишнюю статью?

Наверняка вы не раз сталкивались с ситуацией, когда определенные статьи со временем теряют актуальность. Видеть их в общем списке не хочется, а общая аналитика в отчетах нужна. Чтобы они вам не мешали, просто отправьте их в архив.

Отправка статьи в архив, уберет её из справочника и выпадающих списков, при этом операции, отнесенные на эту статью, продолжат корректно отражаться в отчетах.

Как удалить статью?

Статьи можно удалять, но у этого больше последствий, нежели у переноса статьи в архив.

При удалении статьи произойдёт следующее:

• Статья будет отвязана от операций.
• Из бюджетов исчезнут строки по этой статье.
• Будут удалены правила автоматизации с этой статьей.
• Статья перестанет назначаться операциям комиссии и возврата по эквайрингу.

Если вы не хотите утратить эту информацию, уберите статью в архив: она перестанет отображаться в списках, но это не повлияет на уже внесенные данные.

Как переименовать статью?

Вы можете переименовать любые статьи созданные вручную или же переименовать системные. 

Обратите внимание, что системные статьи нельзя удалить, но можно изменить их название. 

Как добавить описание статьи?

Помимо добавления и изменения названия, вы можете добавить описание статьи — для того чтобы бухгалтер или ваши сотрудники, могли понять, что относить к таким операциям.

Что такое группы статей? 

Группировка статей по категориям и подкатегориям может дать больше гибкости в управлении и анализе расходов или доходов компании. Группы в списке статей отмечаются значком «папки»

Например, при создании группы статей «Зарплата сотрудникам», внутри нее вы можете сделать подгруппы по отделам — «Зарплата отделу продаж», «Зарплата отделу поддержки», «Зарплата администрации» и т.д., что позволит удобней анализировать и контролировать динамику зарплаты как в целом, так и в разрезе разных отделов.

При создании статьи или подгруппы вы можете сразу добавить ее в нужную группу, либо перетащить мышкой в группу за левый край.

При формировании отчетов вы сможете увидеть, что каждая группа или подгруппа отображаются отдельно.

Такая вложенность позволяет при анализе разбираться в деталях происходящего в компании двигаясь от общего к частному. Или при необходимости скрыть излишнюю детализацию.