Автоматизация: автоматическое распределение операций по статьям и проектам и датам начисления

Чтобы минимизировать ручные действия и автоматически назначать новым импортируемым операциям статьи и проекты, настройте правила автоматизации.

Условно, вы сможете сказать системе, что если нам заплатил контрагент Х, то это относится к проекту А и статье Б.

Сейчас мы покажем, как можно добавить правила автоматизации. 

Перейдите в  Настройки  Правила автоматизации, на экране управления правилами автоматизации нажмите «Добавить правило».


Вы можете формировать сложные правила, состоящие из нескольких условий и нескольких действий.

Давайте добавим правило со следующими условиями: если мы платим контрагенту Иванов И.И. за аренду, то такие операции должны относится к статье «Аренда» и проекту «Объект ул. Ленина».

Нажимаем «Добавить правило» в верхней части страницы, откроется окно добавления правила. В условии выбираем Контрагент «Иванов И. И», затем выбираем Назначение платежа содержит Оплата за аренду

В блоке Тогда выполнить действие назначаем статью расходов «Аренда» и проект «Объект ул. Ленина»

Если вы хотите, чтобы это правило применилось к уже добавленным в систему операциям, то отметьте галочку «Применить правило для существующих операций».

Также вы можете автоматизировать разнесение операций по датам начисления — можно указать как одну дату, так и начислить операцию на следующие месяцы, то есть разбить выручку или расход на несколько месяцев (это актуально для покупки длительных подписок или при продаже абонементов)

Теперь, когда система будет встречать операции, удовлетворяющие указанным выше условиям, она автоматически будет назначать им выбранные статью и проект.


⚠️ Важно:

Правила автоматизации не применяются к разбитым на части операциям.


Чтобы детальнее ознакомиться с автоматизацией, посмотрите видео, в котором мы подробно рассказываем, как это работает.




Автоматизация разбиения операции

Отдельным пунктом хочется рассказать об автоматизации при разбиении операции на части. Например, если вы всегда в равной пропорции оплачиваете тело кредита и проценты по нему, то такое разбиение можно автоматизировать.


🔎 Пример: 

Рассмотрим создание правила на примере операции по выплате кредита и процентов. Допустим, что проценты по кредиту 5% от суммы. Перейдем в раздел «Добавление правила». Выбираем условия:
если Назначение платежа содержит «Выплата по кредиту по Договору АВ12523»Тогда выполнить действие:
— разбить операцию на несколько частей На этом этапе требуется заполнить параметры. Тело кредита составляет 95%, а 5% — это проценты по кредиту. Также тело кредита мы учтем в обязательствах, чтобы долг списывался (подробнее об учете кредитов и займов рассказали здесь).

Поставим галочку «Применить правило для существующих операций» и добавим правило

Правило применилось, операция разбилась на несколько частей.


Создание перевода с помощью автоматизации

Зачастую учет предполагает ведение нескольких денежных потоков, и если вы используете наличный счет, у вас происходят переводы со счетов в наличные, проще говоря — снятие средств. Разберем, как автоматизировать этот процесс.
У нас имеется операция по снятию наличных и нужно перевести эти деньги на счет «Наличные». Перейдем в добавление правила. Выбираем условия:
если Назначение платежа содержит «Снятие наличных».

Тогда выполнить действия:

  • сделать переводом;
  • выбрать счет «Наличные»

Применяем правило и видим, что на основе операции по снятию наличных создался перевод на счет «Наличные».


⚠️ Важно:

Система не объединяет две операции, она создает дополнительную половинку перевода. Как автоматизировать объединение переводов, мы рассматриваем здесь


Правило автоматизации сделало что-то с операциями, как мне отменить изменения?

Ничего страшного. Каждый раз, когда срабатывает правило автоматизации и что-то изменяет в сервисе — меняет контрагента в операции, назначает статью или вовсе удаляет операцию, в ленте событий создаётся запись об этом. 

Для того, чтобы откатить изменения, перейдите в раздел ПомощьЛента событий

Найдите события, связанные с нужным вам правилом автоматизации, и нажмите кнопку «Отменить».

Ещё полезные материалы:



👆 На этом пока всё