Почему может расходиться баланс?
Мы собрали самые частые из возможных причин расхождения баланса: от простых до менее очевидных. Предлагаем рассмотреть каждую и проверить по порядку.
У вас есть обязательства, которые ничем не уравновешены
Любая кредиторская задолженность должна быть чем-то подкреплена: денежной операцией, дебиторской задолженностью, появлением имущества или товаров на складе. Другими словами, компания должна иметь финансовые ресурсы или активы, которые могут быть ликвидированы или использованы для погашения своих обязательств перед контрагентами.
Обычно Adesk автоматически создает обязательства:
- на основании операций, которые учтены в обязательствах
- на основании отгрузок товаров или услуг
- на основании закупок основных средств
Если вы добавили обязательство вручную, ничем его не подкрепив, скорее всего, в балансе появятся расхождения.
Что делать?
Необходимо найти обязательства, которые ничем не подкреплены, и уравновесить их тем или иным способом:
- если это закупка или продажа товаров/услуг, добавьте их в обязательство на соответствующую сумму
- если это приобретение основных средств, необходимо сделать следующее:
- завести основные средства (подробнее читайте в этой статье). Обязательство, свидетельствующее о приобретении, будет создано автоматически.
- удалить обязательство, которое вы создали вручную (чтобы пассивы не задваивались).
Отсутствуют обязательства на основании операций, у которых дата начисления не совпадает с датой оплаты
На этапе первоначальной сборки баланса Adesk проверяет, есть ли у вас операции, дата начисления которых отличается от даты оплаты. Такие операции должны учитываться в обязательствах. Если дата оплаты не совпадает с датой оказания услуги или отгрузки товара, должна возникнуть дебиторская или кредиторская задолженность, иначе баланс будет рассчитан некорректно.
Что делать?
Чтобы избежать этого, мы можем автоматически создать недостающие обязательства на основании даты начисления таких операций. Для этого выполните сборку баланса заново и отметьте соответствующую галочку.
Вы создавали отгрузки вне сделок
Отгрузки — это обязательства с привязанными к ним товарами или услугами. Как правило, отгрузки происходят в рамках определенных сделок между вами и вашими клиентами. В Adesk для этого есть специальный тип проекта – сделка. Подробнее о сделках можно узнать в этой статье.
Выручка и прибыль в сделке считаются на основании отгруженных товаров или оказанных услуг, а не по поступлениям денег. Если же отгрузка находится вне сделки, прибыль с неё не засчитывается.
Что делать?
Важно создавать отгрузки внутри сделок. Если вы отгружали товары или услуги отдельно (например, в рамках обычного проекта или напрямую на странице контрагента), создайте подходящие сделки и перенесите отгрузки туда.
У вас есть операции со статьями, которые не учитываются в прибыли
Некоторые поступления и траты бизнеса нельзя просто учитывать в прибыли. Например, если вы приобрели товары на склад, эта операция не будет считаться расходом, т.к. фактически вы конвертировали одни свои активы в другие. Или если получаете кредит — это не доход, а обязательство, которое компания обязуется вернуть кредитору в будущем.
Какие типы статей не учитываются в балансе:
- На закупку товара
- На приобретение или продажу основных средств
- На получение или выплату кредита
Если такие операции ничем не подкреплены, они станут причиной расхождения баланса. Подробнее о всех типах статей и их назначении читайте здесь.
Что делать?
Проверьте, есть ли у вас операции с перечисленными типами статей. После этого убедитесь, что они отражены не только в деньгах: например, если это операция расхода на закупку основных средств, то проверьте, что у вас заведены соответствующие ОС на эту сумму.
У вас заведен кредит, а операция поступления кредита учитывается в обязательствах
Если вы пользуетесь инструментом «Кредиты», то все открытые кредиты будут автоматически учитываться в обязательствах. При этом нет необходимости дополнительно учитывать в обязательствах операцию поступления кредита. Иначе пассивы в балансе задублируются: сумма кредита учтется в долгосрочных обязательствах, а операция поступления – в краткосрочных.
Что делать?
Найдите операции поступления суммы кредита и снимите галочку «Учитывать в обязательствах».
Вы собрали баланс, а затем добавили данные задним числом
Иногда при сборке баланса мы обнаруживаем, что пассивах недостаточно определенной суммы, чтобы уравновесить пассивы с активами. В таком случае Adesk предлагает либо внимательней проверить, все ли данные были внесены, либо засчитать недостающую сумму в качестве вложений учредителей.
Если вы засчитываете эту сумму как вложения, то она фиксируется на момент сборки баланса и далее никогда не пересчитывается. Если же после этого вы решите добавить данные до того месяца, с которого начали строить баланс, скорее всего баланс разойдется.
Что делать?
Если вы знаете, что вносили данные до первого месяца баланса уже после того, как он был построен, то просто соберите баланс заново. Adesk пересчитает все пассивы и активы с учетом новых данных, и расхождение исчезнет.