Отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках так же называют отчетом о доходах и расходах компании (другие названия — P&L, форма 2, отчет о финансовых результатах). 

Особенности отчета о прибылях и убытках

Метод начисления

Главное отличие отчета о прибылях и убытках от отчета движения средств в том, что он собирается методом начисления, и учитывает не деньги, а исполненные обязательства. 

При кассовом методе доходы и расходы учитываются в момент фактического списания или поступления денег (учитываются только деньги по дате оплаты с операционным видом деятельности, включая закупку товаров и исключая отгрузки и обязательства), при методе начисления — когда возникают.

В разделе Настройки автоматизации есть возможность автоматически устанавливать дату начисления у операций. По выдержке из назначения платежа система сама поймет, на какой период отнести ту или иную операцию. Данная функция доступна для импортированных из выписки или загруженных из интеграции платежей.

Отчет о прибылях и убытках не учитывает НДС

Второе отличие в том, что ОПиУ собирается без учета НДС. Перед тем, как посчитать прибыль, все доходы и расходы очищаются от НДС.

НДС — налог косвенный. Его платит не компания, а конечный потребитель. Когда клиент покупает что-то у компании за 120₽ , он как бы говорит: «Вот вам 100₽ за ваш товар / услугу, а 20₽ передайте государству или дальше по цепочке».
То есть, если считать доходы и расходы с НДС, есть риск завысить свой финансовый результат за счет средств, которые принадлежат государству.

При желании вы можете включить опцию «Учитывать НДС» в отчете и он будет рассчитан с учетом сумм налога на добавленную стоимость.

Из чего состоит ОПиУ

Отчет о прибылях и убытках считает чистую прибыль компании, и условно состоит из двух больших блоков Доходы и Расходы.

Верхнеуровнево структура ОПиУ выглядит так:

Выручка

Чтобы выручка вставала в проект корректно, нужно вести проекты и привязывать операции к ним, а также указывать дату начисления (дата подписания УПД или акта выполненных работ, отгрузки товара, оказания услуги).
Автоматизировать процесс как заполнения проекта, так и даты начисления вы можете с помощью правил автоматизации.

Прямые расходы

Это те расходы, которые относятся к реализации конкретной сделки, проекта или направления. Они подразделяются на два типа: прямые переменные и прямые постоянные расходы.

Прямые переменные расходы – это расходы, связанные с конкретными проектами и направлениями. Если операция привязана к проекту, либо к проекту с направлением, она попадает в категорию прямых переменных расходов.

Прямые постоянные расходы – это расходы, которые привязаны только к направлению. Это позволяет учитывать общие затраты, которые не могут быть непосредственно отнесены к какому-либо проекту, но являются частью более широкого направления вашего бизнеса.

Чтобы операция попала в отчет как прямой расход, при создании операции нужно указывать, к какому проекту или направлению она относится.

Если указываете направление, оно будет отмечено значком папки у названия.

При клике на ячейку суммы вы можете посмотреть, какие операции отнесены в блоки прямых постоянных или прямых переменных расходов.

Материальные расходы

Для корректного учета статьи расхода на себестоимость товарных запасов следует:

Валовая прибыль                                                        

Валовая прибыль представляет собой разницу между общей выручкой и прямыми расходами на производство. Этот показатель служит индикатором того, насколько эффективно компания преобразует свои прямые затраты в прибыль. Если валовая прибыль недостаточна для покрытия косвенных расходов, это может указывать на проблемы в управлении компанией. 

Чтобы компания оставалась прибыльной и эффективной, нужно следить за тем, чтобы валовой прибыли, которую генерируют проекты, хватало на покрытие косвенных расходов.

Косвенные расходы

Те расходы, которые не относятся напрямую к конкретным проектам или направлениям. Например, расходы на содержание офиса, его аренду, найм персонала, зарплаты административного персонала.

Чтобы расход попал в группу как косвенный, не указывайте проект или направление при создании операции. Операции без проекта/направления квалифицируются как косвенные расходы.

Прочие доходы

Иногда у компании бывают мелкие поступления не имеющие отношения к основной деятельности. Например, проценты на остаток по счету, доход от сдачи в аренду части своего помещения и так далее.

Для того, чтобы операция поступления попала в прочие доходы, нужно так же создать операцию без привязки к проекту.

Операционная прибыль

Операционная прибыль — разница между выручкой компании и всеми видами операционных расходов, как постоянных, так и переменных. Этот показатель полезен для сравнения бизнеса с конкурентами с учетом различий в кредитной нагрузке и имуществе.

Курсовая разница

Курсовая разница возникает из-за изменений валютных курсов, которые могут повлиять на стоимость ваших активов и обязательств в иностранной валюте. Если вы ведете бизнес с иностранными партнерами, покупаете товары за границей или получаете доходы в иностранной валюте, колебания курсов неизбежно отразятся на вашей финансовой отчетности. Если валюта аккаунта отличается от валюты счета, то может появиться курсовая разница.

Суммы конвертируются в валюту аккаунта на дату операции, отгрузки, обязательства или основного средства, т.е. курс фиксируется и порождает курсовую разницу для операций, товаров и обязательств в сделках.

Для расчета курсовых разниц, конвертации при переводах и приведения отчетности к единой валюте мы используем курсы, утвержденные ЦБ РФ.

В ОПиУ курсовая разница теперь учитывается отдельной строкой (строка появляется в том случае, если курсовая разница есть).

Налог на прибыль

Чтобы налоги считались корректно, используйте системный набор статей при создании операции.

Если вы работаете по упрощенной системе налогообложения (УСН), то можете переименовать в УСН 6% или УСН 15%. 

При добавлении операции не забывайте указать дату начисления, чтобы точно определить, к какому периоду относится сумма налога.

Проценты по кредитам и займам

В отчете о прибылях и убытках в расчет идут только проценты по кредитам и займам. Дело в том, что для банка деньги — это товар, который он сдает в аренду, а проценты — это арендная плата за пользование деньгами. Поэтому, когда мы берем кредит, у нас не возникает дохода, поскольку мы не заработали эти деньги, а взяли попользоваться. Процент по кредиту мы учитываем как расход, так как платим эту сумму сверх той, что взяли.

Что делать, чтобы данные по кредитам и займам корректно попали в отчет? В отчете о движении денег используйте разбиение операции на тело и процент.

🔎 Пример: 

Если ежемесячный платеж составляет 17 296₽ рублей, то тело кредита — 16 146₽, а процент за обслуживание — 1 150₽. 

Подробнее о кредитах и займах написано здесь.

Амортизация

Это естественное устаревание и падение в стоимости оборудования, или другого актива.

🔎 Пример:  

У вас служба доставки, и вы купили новый автомобиль, чтобы развозить грузы по городу. Автомобиль вы купили за 750 000₽. Для себя вы понимаете, что гарантия на этот автомобиль 3 года, и через 3 года вы будете его менять. 

Чтобы данные по амортизации корректно попали в отчет, заведите имущество в разделе Основные средства:

Каждый месяц 20 833,33₽ будут списываться амортизацией. Если вам срочно понадобятся деньги, то вы просто продадите его, и оставшуюся сумму получите обратно на расчетный счет.

Когда приобретаете имущество — машины, участки, недвижимость, станки и технику, выбирайте статью с инвестиционным видом деятельности.

Чистая прибыль

Чистая прибыль — это сумма, которую компания зарабатывает после учета всех расходов, включая налоги, проценты по кредитам и амортизацию. Это те деньги, которыми владелец может свободно распоряжаться. Проще говоря, это то, что остается у вашего бизнеса после оплаты всех затрат, от сырья до налогов.

Дивиденды и отчет о прибылях и убытках.

Выплата дивидендов не участвует в расчете прибылей и убытков, но при этом происходит из чистой прибыли компании.

Это сделано для того, чтобы лучше понимать, забирает ли собственник дивидендов больше, чем позволяет прибыль, или нет.

Для того, чтобы дивиденды или вывод прибыли корректно попадали в этот раздел, при создании статьи присвойте ей тип вывод прибыли или дивидендов.