Перейти на сайт

Как учитывать зарплату сотрудникам

Разбор разных подходов к выплате и начислению зарплаты сотрудникам.

Почти в каждой организации сотрудники получают зарплату — это вознаграждение за их труд. Чаще всего зарплату платят 2 раза в месяц, и она делится на две части — оклад и бонус или kpi. 

Давайте разберемся, как корректно отмечать начисление зарплаты в Adesk. Рассмотрим ниже, что для этого нужно сделать.

1. Корректно организовать справочник сотрудников в Adesk

Для того, чтобы корректно вести зарплаты, в разделе Настройки →  Ваш бизнес → Группы контрагентов следует завести группу «Сотрудники» или несколько групп, если вам требуется группировка по отделам.

Если вам не нужно разделение по отделам, можете провести разделение по типам зарплаты: например, выделить отдельно категории сотрудников, которые находятся в штате, и которые получают зарплату «в серую», или вовсе работают с вами в качестве самозанятых или индивидуальных предпринимателей.

⚠️ Важно:
Группировка сотрудников во вкладке контрагенты должна быть хотя бы минимальная в виде одной-единственной группы «Сотрудники»

2. Корректно отображать начисления заработной платы

🔎 Дано:
Компания платит зарплату двумя частями:

  • 20 числа — аванс 30% от оклада за текущий месяц
  • 5 числа — окончательный расчет 70% от оклада + выплата бонуса за предыдущий месяц.

Давайте рассмотрим это на примере сотрудника отдела маркетинга, его оклад составляет 60 000₽, а kpi составляет 30 000₽

1. День выплаты аванса

Аванс — это часть заработной платы, которую работодатель выплачивает работнику за первую половину месяца. Чаще всего в 20-х числах текущего месяца выплачивается аванс за текущий месяц.

Итак, 20-го числа у нас после синхронизации с банком появится операция по выплате аванса. Эту операцию можно также добавить вручную.

При раскрытии эта операция будет выглядеть следующим образом.

Разберем, что нужно указывать на экране.

1. Укажите теги, можно использовать «Аванс», «Окончательная оплата», «ФОТ», чтобы быстро выбирать необходимый набор операций, независимо от статьи и даты.

Поскольку аванс — это лишь предоплата за работу (сотрудник еще не заработал), нам необходимо использовать правильную дату начисления.

⚠️ Важно:
Дата начисления указывается датой того месяца, за который вы выплачиваете зарплату. Если 5-го февраля вы выплачиваете зарплату за январь, то у такой операции дата начисления будет 31-го января.

Так зарплата будет учтена правильно и отнесется к расходам января в отчете о прибылях и убытках.

2. День выплаты окончательного расчета

В нашем примере 5-го числа — это окончательный расчет 70% от оклада + выплата бонуса за предыдущий месяц (в нашем примере —30 000₽).

Созданная в этот день операция будет выглядеть следующим образом.

 

Внутри тоже произошли изменения, обратите внимание на теги и дату начисления

Дата начисления все так же показывает предыдущий месяц (январь), хотя физически деньги мы тратим в феврале. 

💡 Рекомендация:
В идеале, операцию по выплате окончательного расчёта за следующий месяц рекомендуется создавать в последний день месяца (30-31-го числа) с датой выплаты 5-10-го следующего месяца. Так, у вас уже 1-го числа будет пригодный к анализу комплект отчетности, и вам не придётся ждать, пока выплата пройдет фактически. Но для этого придется организовать начисление зарплат в последние дни текущего месяца.

Такой подход позволит видеть корректную дебиторскую или кредиторскую задолженность перед сотрудником в его карточке в разделе Контрагенты

Так, например, 1-го февраля будет выглядеть карточка контрагента, с которым мы разбирали пример. Долг в 72 000₽ будет погашен, когда мы произведем расчёт 5-го февраля. 

При этом в отчете о прибылях и убытках, вся сумма расходов корректно учтена в январе.

А в отчете о движении денег операции отражены и в январе, и в феврале.

Для необходимой детализации можете использовать фильтры по контрагенту, счёту или нужным вам тегам.

Как отображать выплаты по зарплатному проекту?

Проблема заключается в том, что зарплатный проект довольно часто в банковской выписке фигурирует одной операцией:

Такая запись не информативна. Из нее непонятно, кому были выплаты, какую часть занимали оклады, какую KPI и на какие подстатьи зарплат приходятся эти суммы.

Для того, чтобы отобразить эту операцию корректно, следует прибегнуть к её разбитию — для этого нужно открыть окно редактирования операции и нажать на  ✂️ возле суммы.

В поле разбиения операции вы можете выбрать конкретные статьи, соотнести суммы на нужные проекты, или разгруппировать так, как вам будет нужно для учета.

Обязательно укажите дату начисления, чтобы корректно отнести сумму в нужный период отчета о прибылях и убытках. Так, например, вы можете суммы аванса начислять на 15-е или 31-е число каждого месяца в зависимости от того, что предусматривает ваша учетная политика.

При использовании даты начисления вы сможете корректно видеть, какая задолженность есть у сотрудника перед вами, а какая — у вас перед ним. 

Как лучше организовать справочник статей для учета заработной платы?

Обычно справочник статей рекомендуют делать не слишком узким, и не слишком подробным. Но есть некоторые рекомендации, которые помогут соблюсти этот баланс. 

Управленческий учет не имеет строгих правил в отношении справочника статей.

Но даже если и так, в любой компании деятельность можно разделить на 3 больших пласта — административный, коммерческий и производственный.

Поэтому в справочнике расходов можно завести 3 большие группы — административные, коммерческие и производственные, а внутри них уже сделать подгруппы, связанные с фондом оплаты труда.

Например, в группе административных расходов завести группу «ФОТ административного персонала» и там уже сделать статьи «ФОТ управляющих», «ФОТ фин. департамента», «ФОТ службы безопасности» и т.д.

Пример такой разбивки ниже на скриншоте:

Но в любом случае, ориентируйтесь на то, что справочник статей — вещь, которая помогает вам анализировать то, что происходит с компанией. В связи с этим при проектировании справочника ориентируйтесь на тот уровень детализации, который поможет вам принимать решения и оперативно понимать происходящее в компании, но не будет создавать лишнего информационного шума.

Также будет полезно:

👆 На этом пока всё